情景
对许多行业而言，文件流管理都是一项浩繁、复杂而又十分关键的任务，在金融服务业、政府、远距离营销和出版业中尤为如此。在当前的文件增长大潮中，既有寄送给客户的印刷文件和电子文件（账单、营销宣传册），也有客户寄来的文件（保险索赔、个人信息变更），同时还有针对员工的内部文件。
大多数机构的文件处理工作分散在管理对外文件服务的不同部门中，这些部门可能分别负责设计、撰写和制作文件并进行实物和电子分发。这些部门同时也负责管理外来文件，即接收、分拣和存放外来文件。一家典型的全球金融机构在印刷和文件服务方面的开支，可能会占到收入的0.5%，这是一笔不小的开销。
最近，为了厉行节约以增加发展资金，一家大型保险公司决定在文件管理方面......